Cómo cobrar amablemente a un cliente
La carta calcula el total de la deuda pendiente, incluyendo, en algunos casos, los intereses devengados por las cantidades atrasadas. También incluye la hoja de información, el formulario de respuesta y el formulario de declaración financiera que debe presentar antes de acudir a los tribunales.
Utilice esta carta sólo si ha enviado una o más facturas a una persona u organización por bienes suministrados o servicios prestados en el Reino Unido. Lo ideal es que haya enviado al menos una carta de reclamación previa.
No puede utilizarse si el destinatario ha impugnado su reclamación de pago. En Inglaterra y Gales, tampoco puede utilizarla durante cualquier periodo de “respiro” que se les haya concedido en virtud del programa de respiro de deudas.
La carta también debe pedir a su cliente que le escriba de nuevo si no está de acuerdo con la carta, o si tiene otro problema con el pago. Pídale que incluya los motivos de su desacuerdo, dando detalles y adjuntando los documentos pertinentes.
No es necesario que recurra a un abogado, pero su cliente podría tomarse la carta más en serio si lo hace. Un abogado también puede asegurarse de que incluye todo lo necesario en su situación, en caso de que decida acudir a los tribunales.
Póngase en contacto con un abogado para comprobar lo que cuesta y lo que implica. Es posible que puedan redactar una carta por una tarifa fija basada en los detalles que les proporcione por correo electrónico o por teléfono. O puede que quieran reunirse en persona para discutir su situación.
Si le deben mucho dinero o la situación es complicada, es menos probable que le paguen inmediatamente. Si el cliente no está de acuerdo con su reclamación, ésta podría ir a los tribunales, lo que puede resultar caro y llevar mucho tiempo.
Si el cliente no está de acuerdo con su reclamación, es posible que se le ofrezca una mediación para intentar resolver el problema antes de que llegue a los tribunales. Esto es gratuito y, si funciona, le ahorrará el tiempo y el dinero que supone ir a juicio.
Como es lógico, el objetivo de la gran mayoría de nuestros clientes es recuperar la mayor cantidad posible de sus facturas impagadas (a veces, además de los intereses que se han acumulado) de la forma más rápida y económica posible.
Esto se aplica a todos los ámbitos de los litigios: así, en lugar de limitarse a iniciar un procedimiento judicial inmediatamente después de que una deuda quede fuera de los términos habituales (es decir, que el pago de la factura se realice dentro de un plazo determinado), los tribunales esperan que las partes entablen primero una correspondencia constructiva de acuerdo con los protocolos previos a la acción pertinentes.
Cuando un caso no está cubierto por uno de los protocolos a medida – como en el caso de las reclamaciones de deuda – se aplica la Dirección de Práctica sobre Pre-Acción (los pasos que el tribunal normalmente espera que las partes den antes de iniciar el procedimiento para determinados tipos de reclamaciones civiles). En este caso, espera que las partes intercambien información y realicen los intentos adecuados para resolver la reclamación sin iniciar el procedimiento.
La carta de reclamación contendrá detalles concisos de la reclamación y deberá exponer la base en la que se basa la reclamación, junto con un resumen de los hechos y detalles de las sumas que se dice que se deben, con detalles de cómo se calculan las sumas.